業務改善のすすめ

ある大手企業の収支改善に関する内部資料とアンケートを見せてもらった。

私が見て問題だと思ったのは、「収支改善」という言葉の羅列だ。

収支改善とは結果である。

文書全体から見えるのは、数字だけをみて現場を見ていないのがよくわかる。

この企業は歴史が長いため、多くの仕組みが昔のままなのである。

仕組みを改善すれば、結果として収支改善はできるのだが、

仕組みの見直しをしないで、収支改善をしようとしているように見える。

なぜそう思えるのかというと、支店ごとの努力を求めているが、会社全体の問題には殆んど連れていないからである。

会社全体の仕組みが問題なのは明白なのだが、なぜか本社はそういうことに目を向けていないようだ。

また、コストをかけないで業務改善をしようとしているのも問題だと思う。

業務改善には、多大なるエネルギーが必要なので、一時的にはコストがかかる場合がある。

まぁ、もう少し様子を見よう。
　

http://www.yomiuri.co.jp/election/local/news/20110124-OYT1T00470.htm?from=main1

２３日に投開票された長野県小諸市議選（定数２１）で、同市は投票者数２万２４９７人分の開票作業を６０分で終えた。

　８月の県知事選（投票者数１万７０３０人）では１７分で開票を終了した同市。今回は無駄な動きをなくす「トヨタ生産方式」を参考に役割分担を徹底し、投票用紙を仕分ける特製の棚も考案。４年前の前回市議選（同２万４１６４人）より１９人少ない９９人の職員で作業を１分短縮させた。

　市選管は知事選の開票作業を撮影した映像を、トヨタ自動車の関連会社に見てもらい、効率的な動きの指導を受けた。

　前回選に比べ、今回は「一人一仕事」を徹底。候補者ごとの票の分類や票数を集計する職員は作業台から動かず、票の移動は別の職員が担当した。ぶつからないように作業台の間を同一方向に動き、分類された票を集計する台に運んだ。

（2011年1月24日12時19分 読売新聞）

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いい仕事してますねぇ。

日本のほとんどの自治体の開票作業は、投票終了の午後８時から何時間もかかり、深夜になるのが普通です。

もちろんその作業にかかる残業手当は、税金で支払われます。

全国の自治体が見習って欲しいですね。


「一人一仕事」を徹底したのが良かったのだと思います。

日本郵便賃下げ検討　郵政社長言及
http://www.tokyo-np.co.jp/article/economics/news/CK2011010802000037.html
2011年1月8日 朝刊

日本郵政の斎藤次郎社長は七日の記者会見で、経営が悪化している傘下の郵便事業会社（日本郵便）が検討中の大規模なコスト削減計画について、正社員の給与やボーナスカットも視野に「組合に人件費合理化をお願いし、抜本的対策を実施する」と述べた。斎藤社長が日本郵便の人件費削減に言及するのは初めて。

　さらに「郵便局会社を含めて郵政グループ全体の問題として取り組まないといけない」とも述べ、郵便局会社でも人件費削減に乗り出す考えを示した。管理部門から営業部門に振り向けるなどの「配置転換」も含めて収支改善を図る方針だ。

　日本郵便の鍋倉真一社長が先月の社内会議で債務超過の懸念を表明し、大規模なコスト削減計画を検討していることについては「発言は承知している。郵便会社が大幅赤字で、危機的状況にあるのは（日本郵政も）共有している」と述べた。

　債務超過懸念については「今の赤字が続くのならばそうなる。だが、いつまでも続くとは思わない」と述べ、コスト削減で回避できるとの見方を示した。

　労働組合との交渉は今月から二月にかけて行われる見通し。日本郵便は今月二十八日までに、監督官庁の総務省に収支改善策を提出するよう求められており、時間が切迫する中での労使交渉になる。

　斎藤社長は、日本郵政の現状について「（自公政権下で成立した）郵政民営化法と（政権交代後に成立した）郵政株式売却凍結法が併存し、両手両足を縛られた状態」と強調し、郵政改革法の早期成立を要望した。

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たまたま、郵便事業の現場の業務を見る機会に恵まれました。

立場上詳しいことは言えませんが、全時代的な業務形態だと思いました。

ペリカン便との合併も上手く機能してるとは思えません。

逆に業務の重複による人員の増により、人件費がアップしているようです。

郵便局の人件費はもともと低く抑えられているので、賃下げのカットはモラルの低下や労働効率の低下を招くと思われます。

私がちょっと見ただけでも多くの改善点が見つかりました。

しかし、現場が改善要求を出しても、まともな返答が帰ってこないようです。

業務改善をすれば、人件費をカットしなくても、経営改善は計れると思います。

http://www.japanpost.jp/financial/pdf/2010_1217.pdf

過去のメールをチェックしていたら、以下のメールが残っていました。

ある出版社の業務改善をやっていたときのものです。

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○○さんへ

昨日、映像部の○○さんと話していて、
新しい事実が判明しました。

映像作成のコストを半減することができるようです。
高くなる原因は、外注を使うからなのだそうです。

主なものは、監督代とスタジオ代、カメラマン代です。
１作品監督代３０万〜５０万
スタジオ代１時間５万〜８万
カメラマン代１日１２万
くらいは、かかるらしいです。

社内で、企画会議をしてシナリオを作成すれば
監督代は省けます。
スタジオ代を払うくらいなら、１部屋借りることができます。
スケジュールを無視しなければ、カメラマン代も省けます。

外注を使う主な理由は、社長が「今すぐやれ！」という
指示をだすからで、スケジュール調整をすれば、外注に出さなくて
すむケースが多いそうです。
これは、DTPの部門にも当てはまるようです。

要するに、社長が社内スケジュールを無視して、わがままを
通すことで、コストが約２倍に跳ね上がっているようです。

これを是正する方法は、映像の企画会議を開くことで解決できます。

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スケジュール調整するだけで、コストカットができました。

一番の問題は、社長を説得することでしたが・・・・

一昨日は、昔の仕事仲間と飲みました。

一人は証券会社、もう一人は監査法人勤務です。

３人で飲むのは５年ぶりくらいか・・・・・

二人には、私の本をプレゼント。

６：３０〜１１：００まで、主に仲間の近況と情報交換でした。

硬い話が多かったですが、楽しいひと時でした。

先週の木曜日に書籍の印刷ができ、送られてきました。

アマゾンなどに登録されるのは、取次ぎに登録する必要がありますので、これからのようです。

早速、知り合いの数人に謹呈として送付しました。

身内の意見ではありますが、判りやすいという評価をいただきました。

特に、この本の元になったEWPや経営組織論を私に教えていただいた先輩からも「わかりやすいので、セミナーのテキストになるよ」と言っていただきました。

もっとも、先輩は、「あのときの話が、こんなところで役にたっているとは・・・・」と驚いてもいました。

その他にも、数人からメールで評価をいただきました。

少しは、売れるかなぁ・・・・・・

拙著　業務改善のチームマネジメントを電子書籍に登録しました。


業務改善のチームマネジメント

まだ、印刷はあがっていませんが、題名と目次を紹介しておきます。

書　　名　：　業務改善のチームマネジメント
副　　題　：　バディ・システムによる業務改善効果４００％のマジック

単行本： 144ページ

目次

第１章　マジックと言われた業務改善
半年で業務改善効果400％以上！
業務改善効果400％以上！
調査したら問題が山積み
原因の分析
業務改善提案の作成
原因と改善方針
業務改善案の要素
改善提案に自信あり!
リーダーは私だ!
原因と改善方向の説明
専任者を固定し、リアルタイムにすると遅くなる
ボトルネックの排除
再教育
バディ・システム
ポイント制度と褒賞金
シャッフル・アサイン
予備戦力の確保
担当業務は、リーダーが決める
朝のミーティング
４時にログを報告させる
トラブル対策には、戦力の集中
残業は自然に無くなる
TATと顧客満足度の改善
棚と机の整理
情報の共有
上司との葛藤
趣味の本を交換してコミュニケーション力をアップ
改善結果
改善結果と対策
実績が上がれば、優先権がもらえる

第２章　業務改善とは何か？
業務改善とは
業務改善の基礎
業務改善は、売上アップより効果的
業務改善は組織横断的に考える
業務改善は継続しなければならない
業務改善ができるリーダーの育成が重要
業務改善は結果を伴う

第３章　業務改善の進め方
現状の把握
問題は机の間に落ちている
問題点のリストアップ
問題点の把握
原因の追究
改善策のリストアップ
改善方向の決定
改善計画書
改善の実行の留意点
改善結果のチェック
改善レポート
コラム

第４章　業務改善の実際
業務改善のチェックポイント
ムダのチェックポイント
業務分析の手法
資料分析
リーダーの仕事　
会議
人材育成
評価の仕方

第５章　組織
経営組織論の３原則
組織運営の５原則
業務改善を成功させる組織の決定
事務処理
組織のルーチン・ワーク
作業の標準化、内部監査
組織の組み換えは必要最小限に
業務改善を阻む組織の問題
直訴システム
職場は楽しくなければならない

第６章　コンピュータ・システム
システム分析
集中処理と分散処理
一次情報と二次情報の特性
便利と使い易いの違い

クライアントさんの一言で、業務改善に関する本を書くことになりました。

「こんなに効果があるなら、自分と同じように困っている中間管理職むけに本にまとめてはどうですか」と言われたのが、きっかけです。

１月に企画して、１月末から２月に書き上げ、２月末から３月に挿図の作成と校正とDTP作業を行いました。

本を書くには、勢いが必要ですね。

４月中旬には、出版が可能となる予定です。

いろいろな本があるけれど、この本のが一番シンプルで使いやすいですね。
エクセルを使える人であれば、簡単に業務フローが書けます。