業務改善のすすめ

個人面談した人から、報告がありました。

私が教えた方法が「ものすごく効果があった」とのことでした。

特に、部下のレベルアップとモチベーションが上がり、さらに業務成績が上がったとのこと。

教えた方としても、うれしい限りです。

経営トップにも認められ、さらに次のステップへ上がる必要が出てきたために、また個人面談を希望されてきました。

もちろん、次の方法も用意しています。

次は、じっくりと腰を落ち着けてやる方法を指導するつもりです。

昨日、午後1時から８時頃まで、ある企業の部長さんの個人面談をしてました。

もともと、共通の趣味で知り合ったので、２年半前からの知り合いです。

当初会ったときは部下３人の主任でした。

そのころから、ビジネス上でもいろいろとアドバイスを求められていたので、相談に乗っていました。

それが上手くいき２年半たった今では、部下３００人を率いる部長になっていました。

もちろん利益率では、全社トップだそうです。

その実績を買われ、新年早々社長直々に１２００人のブロックの業務改善をするための布石を命じられたようです。

そこで個人面談をして、細かいアドバイスをすることになりました。

業務改善恐るべしです＾＾

あけましておめでとうございます。

本年もよろしくお願いいたします。

この本の著者は女性。

３０代で３代目を継ぎ、５年で年商３倍、年３０％の増益をしてしまった。

私も個人的にホッピーが好きなので、この売り上げに貢献している一人です。

究極の業務改善は、社長の交代かもしれないｗ

業務改善をする準備として、業務フローを書くことをお勧めします。
多くの人は、自分に直接関係のあることしか知りませし、知ろうとはしません。
１：自分の仕事はわかるけれど、隣の人が何をしているのか知らない。
２：自分の部署のことはわかるけれど、他の部署のことは知らない。

こうなると、「全体を知っている人は誰なのか？」というと、社長も含めて一人もいないというのが現実ではないでしょうか。

業務改善とは、個人単位でするのでのではありません。

組織として、業務を改善しなければ、効果は期待できないでしょう。

そこで、誰にでも組織の全体像がわかるようにするために、視覚化するツールが業務フローです。

フローチャートというと、複雑な記号が並んでいることを想像するかもしれませんが、実は非常に単純なのです。

日本では多くの場合、産業能率大学方式の記号か、ＳＯＸ法で使われるようになった記号が主流です。

また、フローチャートを描くためのソフトもMicrosoft VISIOをはじめ、多くのソフトがあります。

一番安上がりなのは、エクセルで描く方法です。

業務フローを描くのに、多くの記号がありますが、フローチャートとして必要なのは３つです。
それに必要に応じて、判りやすくするためにいくつか記号を補助的に使えば、最低限のレベルの業務フローはできます。

その３つとは「処理」「判断（分岐）」「ループ」です。
処理とは、実際に作業や書式の書き込みなどを表し、多くの場合四角い記号を使います。
判断とは、ＹＳＥかＮＯで処理の方向を分岐させることで、多くの場合菱形の記号を使います。
ループとは、もう一度同じ処理に戻ることで、実線と矢印を使って前の処理にもどることです。


業務フローを描くにあたって、次に大事なことは、縦軸と横軸の使い方です。

産業能率大学方式では、縦軸に作業する部署や判断する人をもってきて、横軸に時間を表すことが多いようです。
ＳＯＸ法では、これが逆に表現することが多いようです。


業務フローを描くにあたって一番肝心なのは、誰が判断するのかということです。

そのためには、役職や担当において、業務上の責任範囲を決めておかなければいけません。

このブログを読んでいる読者から、コンサルタント依頼がありました。

既にメールで相談に載っていましたが、その人が勤めている会社が本格的に業務改善をするらしいのです。

楽しみです。

企業においては業務の拡張や変更に伴って、組織変更を行うことがある。

この組織変更は必要に応じてやるものですが、年中行事と勘違いしている経営者をたまに見ます。

結論からいうと、毎年組織変更をする会社は例外なく、儲かっていません。
ある会社で一年間業務改善をしたら利益が倍になりましたが、次の年に組織変更を２回行った為に、次の年の利益は前年度の半分になりました。

理由は簡単です。

組織変更に伴って、業務手順が変更になり、その業務手順に従業員が慣れるまでに半年かかるので、その分、業務効率が落ちるからです。

業務内容の変更、業務担当者の変更、書類の提出先の変更、書類の書式の変更、承認の基準の変更、保管先の変更などを通常の業務になるまでに、トラブル対策、打ち合わせ、業務変更の通達などと、ちょっと考えただけでも多くの作業が発生します。

従って、組織変更をした当初は、業務効率が落ちるので、頻繁に組織変更をすべきではありません。

逆に従業員の配置換えは、それほど問題はありません。
それどころか、業務が個人に依存するのを防ぐために、適度に配置換えをすべきでしょう。

経営者あるいは管理職は、管理会計と財務会計の区別を理解していなければいけません。

管理会計とは、会計情報を経営管理者の意思決定や組織内部の業績測定・業績評価に役立てることを目的としている企業会計の手法です。

財務会計上の情報は、企業会計原則や商法、金融商品取引法、法人税法等によって内容が規制されています。

もっと簡単に図式化すれば、
営業→管理会計
経理→財務会計
ということになります。

経営が上手くいっていない企業において、この管理会計と財務会計が上手くリンクしていないことがよくあります。

所謂、管理会計システムと財務会計システムが、システム上リンクされていないケースを見受ます。

なぜこのうようなことが生じるかというと、企業が業務をコンピュータ化するときに、業務の流れを無視して、部署単位でコンピュータシステムの導入をするからです。

本来、企業の数字は、伝票が発生してから伝票がファイルされるまでを一貫して、システム化しなければ効率が上がりません。

しかし、予算などの制約や、会社の風土によって部門単位での合理化をすると、部署ごとに時期も仕様も違うシステムが入ることがあります。

管理会計システムと財務会計システムを別々に導入した場合、どこかでそのシステムを統合させなければなりません。
統合するまでの間は、再度財務会計システムに伝票を入力するという手作業が発生します。

間違いなどが発生したり、入力のタイミングが違っていた場合には、管理会計上の残高と財務会計上の残高が違ってくる場合があります。

そうなると、どちらが間違っているのかわからなくなります。

株式公開準備などで、これらが発覚する場合がままあります。

このような状態を正常化するのは、容易ではありません。
なぜなら、一度動き出してしまったコンピュータシステムは企業が動いている限り止めることができないからです。数字は間違いを調査している間にも、刻々と変わります。

まるで、走っている自動車を修理するようなもので、マンパワーだけでなく多くの時間がかかります。

こうならないように、システムの導入には会社全体をどうすべきかというプランを持たなければいけません。

現在では、システムアナリストとは情報処理試験の中の制度として1995年（平成７年）から存在する。
しかし、私自身はそれより１０年ほど前の昭和６０年代、既にシステムアナリストとして活躍していました。
多分、日本で最初に名刺に、システムアナリストを入れたと思われます。

Wikipediraniよれば、「システムアナリストに要求される能力は、情報技術に対する深い知識と経験でなく（無論そうした能力も重要ではあるが）、開発や運用の現場から離れた経営者の視点でシステムを企画・設計し、経営者に説明する能力である。」と書かれてあります。

しかし、私の定義はそれとは少し違います。

元々、システムアナリストの名称を聞いたのが、某銀行関係の友人からです。
その友人はよくアメリカに出張していました。
「出張って何？」と聞いたら、「銀行のシステムの打ち合わせ」だと言う。
「コンピュータ技術者なら日本にもいるじゃないか」というと友人は「日本にはシステムアナリストがいない」というではないか。

「そのシステムアナリストって何？」と聞くと「システムエンジニアの上だ」という。

要するに「業務分析をメインに行うエンジニア」ということでした。

システムエンジニアはシステムの構築はするけれど、業務分析をするわけではありません。

解りやすく例えで話します。

顧客が土地を持っているとします。
この土地にデパートを建てるのか、マンションを建てるのかをマーケットリサーチして提案するのがアナリスト（コンサルタント）の役割です。
その土地にマンションを建てると決まったら、マンションの設計を一級建築士に依頼します。
設計ができたら、建築業者がマンションを建てます。
入居したマンションをビル管理会社がメンテナンスします。
それぞれに、役割が違います。
これを単純化すると以下のようになります。

土地の活用：分析
建物の設計：一級建築士
建物を作る：大工
建物の運用：ビル管理、ビルメンテナンス

これと構造は同じで、
業務分析：システムアナリスト
システム設計：システムエンジニア（ＳＥ）
システム構築：プログラマー
システム運用：オペレーター

となります。

日本では、システムアナリストとシステムエンジニアの区別がほとんどありませんでした。

しかし、よく考えてみると、「分析：バラバラにする」「構築：順序良くまとめる」とい反対方向の作業なわけで、これを一人でやることに、無理が生じます。

要するに、自分が作りやすいように設計してしまう傾向ななる可能性が出てきます。

従って、お客の立場である「使いやすいシステム」ではなく、「作りやすいシステム」ができてしまう可能性が高くなるのです。

アメリカでは、この辺が明確に分業されているということでした。
言われてみれば、当たり前のことですが、当時日本ではこういう考え方はほとんどありませんでした。

「それで、そのシステムアナリストってどれくらいの単価なんだ」と聞いたら、「日本のように単純に一月いくらとは換算はできないが、大まかに言って月額７００万円くらいだな」というではありませんか。

「月に７００万円！　日本ではＳＥは月に１２０万円（当時）くらいだぞ！」

日本で他にも、このような金額を払っているのだろうか？

調べてみるとありました。

某大手ガス会社のシステムは、アメリカ人がシステムアナリストでした。

「これは、やるしかないｗ」

そこで、以前に書いたＥＷＰを用いた方法を編み出し、システムアナリストとして働くことになりました。

情報には１次情報と２次情報があります。
解りやすく言うと、１次情報とは伝票のことで、２次情報とはそれを集計した表のように、１次情報を加工したものを言います。

２次情報を作るのに、よく使われるツールはEXCELのような表計算ソフトです。
非常に便利だけれど、使い方を間違えると、業務の効率を落としてしまいます。

もうひとつ言葉の定義をしなければなりません。

「便利」と「使い易い」の違いです。

例えを挙げてみましょう。
便利：１０得ナイフ（スイスアーミーナイフなど）
使い易い：包丁

料理をするのには、１０得ナイフは使い勝手は良くありません。包丁の方が「使い易い」はずです。
包丁は、料理をするために作られた単一機能の刃物です。

それに対して、スイスアーミーナイフは、あらゆる場面で使えるように複数の機能を組み入れています。

ノコギリ、ペンチ、ハサミ、ヤスリ、ドライバー、ピンセット、栓抜きなどの機能を小さなボディに組み込んでありますので、登山のような場所で、緊急的に使うには「便利」です。

表計算ソフトは、「便利」な機能を備えたソフトであることを理解しなければなりません。

パーソナルに使うには非常によくできたソフトです。

問題なのは、何でも表計算ソフトを使ってしまうと、使い勝手が悪くなってしまうことがあります。

建築会社のコンサルをやっていたときに、そこの事務の女性方が表計算ソフトの達人ばかりでした。

しかし、よく見ていると、２次情報からさらに３次情報、４次情報を作っています。

最初の１次情報のデータを間違っていたので、修正しようとすると別々のファイルをそれぞれに修正していかなければならなくなります。

また、リンク機能を使っても、メモリーを大量に使うので効率的ではありません。

結局この部署では、表計算ソフトのデータのメンテナンスに多くの時間が取られていました。

表計算ソフトを使う目安は、大きくてもB4用紙１枚で見られる範囲が限界だと思います。

それ以上のデータを扱うのであれば、データベースを使うべきだと考えています。

データベースは、１次データの集合体なので加工が楽なのです。

データを修正して、プログラムを実行すれば、２次情報の加工は簡単にできます。

まとめると、定形処理はデータベース、不定形の処理（分析など）には表計算ソフトを使うべきだと考えています。